El infalible sistema que da tranquilidad a los jefes de trabajo.

Las fechas para presentar la propuesta del "stand" para la feria de tecnología se estaban venciendo. Un par de semanas previas me había reunido con el responsable y teníamos varios acuerdos para avanzar en las propuestas, en la junta siguiente no presentó avances, ¡ninguno! 

Punto por punto fui preguntando los pendientes al gerente responsable, llamémosle Mariana, quien me platicaba historias interminables de asuntos que no estaban relacionados con la feria o lo hacían muy tangencialmente.

El asunto me preocupó, teníamos el tiempo encima y por supuesto me preocupé de no que no estuviéramos listos.

A Mariana le gustaban mucho las relaciones públicas, pero no el seguimiento puntual sobre proyectos. ¿Su error? No tener un método de trabajo.

La falta de estructura en el trabajo provoca diferentes problemas, cuyos síntomas son: dar prioridad a los asuntos como van llegando, un ejemplo de esto es ver el correo electrónico como primera actividad del día. Estas personas creen que entre más rápido te contestan, se percibirán como más eficientes, eso no es cierto.

Hay personas que creen que su trabajo es sacar los pendientes del día, a veces comen en su lugar de trabajo, pero no establecen la diferencia entre lo importante y lo urgente.

Cuando todo es importante, nada es importante.

No tener un método y claridad genera ansiedad en algunas personas. Se deben definir.

Puedes ser una persona creativa o que le gusten las relaciones públicas como a Mariana, pero no puedes carecer de una forma establecida de trabajo, donde fijes tus prioridades y ancles tu tiempo a ellas.

En el caso de Mariana, ella se confió en hacer las cosas de forma intuitiva o trabajarlas de último momento. No estaba acostumbrada a reportar a alguien que le daba mucha importancia al seguimiento.

Fija un método simple de trabajo de 4 etapas (4E): 

- Estrategia: 
¿Qué actividades hay que realizar?. Fija los objetivos y marca los que sean importantes y urgentes a la vez.

- Estructura: 
¿Quién los va a realizar? ¿Tienes identificados los roles e interacciones cada miembro de tu equipo para las actividades definidas?

- Ejecución:
¿Lo están realizando de la mejor manera? Muy importante estar enfocado en el proceso, eso te dará resultados.

- En control:
¿Se hizo bien a tiempo de acuerdo a las metas establecidas? ¿Qué se puede mejorar?

Contar con este tipo de herramientas te permitirá levantar la cara del escritorio y tomar aire.

No tienes que sacar todas las actividades del día cada día.

Es muy probable que no todas sean importantes y urgentes. No tienes que responder a cada correo en menos de cinco minutos.

Al fijar tus prioridades y asignar con tiempo y adecuado seguimiento a tu equipo los proyectos, podrás tener ideas de mejora y tu trabajo será más interesante y retador.

Podrás dar unos pasos atrás y tomar perspectiva de los asuntos, crear una cadencia de trabajo.

El aire que tomaste te ayudará a refrescar cada día laboral y darle un significado especial.

Los gerentes efectivos son los que conocen qué asuntos son llevados por quiénes y cómo va cada uno.

También son conscientes de sus fortalezas y saben qué les cuesta trabajo realizar dentro del ciclo de 4E. Por ejemplo, Mariana era mejor para la parte de ejecución de eventos que incluía su gusto por las relaciones públicas. 

¿En cuál de estas etapas te sientes más fuerte? ¿Qué capacidades personales son las que expresas de manera más natural?

Tener todo bajo control y saber que tu equipo está coordinado en las interacciones que implican cada una de las etapas no es fácil, pero tampoco imposible si estableces tu propio sistema de trabajo.